The Show must go on... Berichterstattung aus dem Homeoffice? 

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In diesen Tagen werden viel altbewährte Dinge und probate Prozesse auf den Kopf gestellt. Kritische Bankübliche Prozesse bzw. Berichtserstattung müssen weiter erfüllt werden während der Großteil der Mitarbeiter im Homeoffice weilt. Die Corona Pandemie hat einen großen Einfluss auf viele Arbeitsabläufe aber auch gesetzliche Notwendigkeiten. Beides muss weiter geleistet werden und darf sich keine Pandemie bedingte Auszeit nehmen. 

Egal ob wir von mangelnder Homeoffice Ausstattung, weniger bzgl. der Hardware Situation als vielmehr, die völlig unterschiedliche Qualität der Netzwerkverbindung sprechen, oder die Eignung des vorhandenen Heimarbeits-Raumes erwähnen, stellen wir doch dieser Tage fest das von hochprofessionell bis abenteuerlich sowie mehr dem Camping gleichenden Bedingungen, die Rede sein muss. In diesem Umfeld muss nun die Kommunikation, die Sofware, Teamproduktivität, das Recruiting und auch die Bereitstellung der notwendigen Finanzberichterstattung, für die Aufsichtsbehörden und internen Stakeholder, funktionieren und gewährleistet sein. Die Mitarbeiter der Finanz-, Buchhaltungs-, Berichts- und Risikoabteilungen werden gebeten, diese Prozesse weiterhin, nur jetzt von zu Hause aus, gemäß den vereinbarten Zeitvorgaben zu verwalten. Auch in diesen Zeiten gilt "The Show must go on" - Queen 

 

Kommunikation   

Eine große Herausforderung bei der Bereitstellung der Finanzberichterstattung von zu Hause aus ist die Kommunikation und Koordination zwischen den Gliedern der gesamten Berichtskette. Eine Kommunikation, die nur mit technischen Mitteln erfolgt, kann zu Mehrdeutigkeiten und höheren Fehlerquoten führen. Die Vorlaufzeiten zwischen den Verbindungen sind länger, da der gesamte Prozess aus der Ferne, schlecht zu koordinieren ist. Für Teamleiter besteht die Aufgabe darin, die Kontrolle über den Prozess aus der Ferne aufrechtzuerhalten, indem sie weiterhin mit Ihren Mitarbeitern, so gut es geht, kommunizieren. Eine gute Kommunikation und Koordination ist wohl das einzig verbleibende, um sicherzustellen, dass die Qualität und Geschwindigkeit der Finanzberichterstattung auf hohem Niveau bleiben.     

 

Software   

Ein weiteres zusätzliches Problem besteht darin, dass sich sehr viele von zu Hause arbeitende im gesamten Land via Datenleitung auf dem Organisations-Server anmelden wollen. Die Folge ist, dass die Systemkapazität dies oft nicht gleichzeitig verkraften kann, was zu einer Überlastung des Netzwerks führt. Hinzu kommt, dass nicht jeder zu Hause über die besten Ressourcen verfügt, wie z.B. eine langsame (Internet-)Verbindung oder überhaupt keine Möglichkeit, sich von außen sicher einzuloggen. Aufgrund dieser verzögernden Faktoren können die Zeitpläne des Berichtsprozesses gefährdet werden.   

 

Produktivität   

Obligatorische Heimarbeit aufgrund der Corona-Krise, Fluch oder Segen für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter!? Untersuchungen zeigen, dass konzentriertes Arbeiten von zu Hause aus viel Zeit sparen kann, aber es lauern auch viele Versuchungen. Die Arbeit von zu Hause aus sorgt dafür, dass sich viele Mitarbeiter besser konzentrieren können, da Ad-hoc-Fragen von Kollegen jetzt viel seltener gestellt werden.    

Es besteht jedoch ein großes Risiko, dass Ihre Mitarbeiter zwischendurch andere Dinge tun. Darüber hinaus kann die Dauer dieser Heimarbeitsmaßnahmen dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter sozial isoliert werden. All dies sind Beispiele dafür, wie die Produktivität von Mitarbeitern, die von zu Hause arbeiten, verringert werden kann. Das Wichtigste ist, mit Ihren Kollegen im Gespräch zu bleiben, um ihnen zu helfen, weiterhin die richtigen Dinge zu tun.  Auch wird es immer wichtiger die Zielerreichung in den Focus der Arbeitszeit zu stellen. 

 

Neue Mitarbeiter   

Um die kritischen Prozesse Ihrer Abteilung weiterhin ordnungsgemäß durchführen zu können, ist es wichtig, dass Ihr Team personell mit einer ausreichenden Anzahl von Fachleuten besetzt ist. Diese Teamauslastung kann durch den Verlust von z.B. kranken Kollegen unter Druck geraten. Es ist dann eine Herausforderung, (temporäre) Spezialisten mit dem richtigen Wissen und Erfahrungsniveau zu finden. Wenn jemand gefunden wird, steht die nächste Herausforderung vor der Tür: den neuen Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen und ihn aus der Ferne zu betreuen.    

 

Robotische Prozessautomatisierung (RPA)   

Glücklicherweise hat Solid Professionals genügend Know-how und Erfahrung, diesen Herausforderungen zu begegnen. Neben dem Einsatz von Zeitarbeitskräften mit speziellen Kenntnissen der Finanzprozesse und des Berichtswesens kann auch die Robotische Prozessautomatisierung (RPA) eine sehr sinnvolle Lösung sein.   

Bei RPA werden fehleranfällige und sich wiederholende Arbeiten von Software-Robotern übernommen. Die Arbeit wird standardisiert und automatisch ausgeführt, wodurch die Abhängigkeit der Mitarbeiter minimiert wird. Ein wichtiger Vorteil von Software-Robotern besteht darin, dass die Qualität der Berichte, durch die Verringerung der Zahl der (menschlichen) Fehler steigt. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass der Prozess durch die Verkürzung der Wartezeiten zwischen den Verbindungen wesentlich effizienter wird. Ein Roboter ist immer und überall verfügbar, so dass kritische Prozesse, wie z.B. die Finanzberichterstattung, rund um die Uhr und 7 Tage die Woche fortgesetzt werden können. So können sich Ihre Mitarbeiter voll und ganz auf die Prozessschritte konzentrieren, in denen ihr Wissen und ihre Fähigkeiten wirklich benötigt werden.       

Sind Sie neugierig, wie Solid Professionals Ihnen helfen kann, Ihre Prozesse durch robotergestützte Prozessautomatisierung zu automatisieren?  Wir freuen uns auf Sie. 

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Auteur
Leon Harbers
Date de publication
28-4-2020 11:01
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